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百变PPT 玩转商界的天阶
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cye.com.cn
时间：2008-2-19 9:51:01 来源：中国经营报 作者：赵正
我来说两句 |
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| 无论你是广告公司的提案高手，还是咨询公司的资深分析师；无论你是正在寻找投资的创业者，还是投入比稿中的企业；无论你是培训师，还是高校的教师，在职业生涯中都离不开制作和使用各种形式的PPT文件。这些PPT文件包括策划方案、培训资料、商业计划书、比稿方案等等。在现代商业社会中，通过制作精美的PPT文件可以更好地体现自身的专业价值，更好地获得客户认同，也更容易获得投资，获得项目。 好的PPT文件，除了要有自身所在行业内清晰的商业逻辑和内在结构，还必须准确、清晰地表达出自己的想法。很多PPT高手总能通过一份份PPT文件或者报告，通过一次次的演讲或者提案传达自己的知识和价值，并在职场中不断获得成功。 简洁是当前PPT的基础格调 如今资深的商界人士在不同场合进行演讲或者提案，都非常重视PPT的表现形式，具有个性的PPT演示文件无疑可以带给对方深刻的印象和清晰的商业思路。具体来说，PPT的设计制作主要从模板、文字图表、字体设计、整体结构布局等方面来展开。 在模板的使用上，如今资深的PPT作者一般很少使用PowerPoint软件提供的标准化模板，因为这些模板不是被初学者用滥，就是缺乏个性，很难和作者的内容和谐地融为一体。因此，资深的PPT作者多数都根据要做的报告或者方案内容设计专有的背景模板，例如，如果是IT技术领域的PPT文件，一般偏重用深蓝色背景结合画面；而比较活泼的话题则可以设计鲜艳和明快，甚至卡通感觉的背景模板。 很多专业的公司也对模板有统一要求，例如，奥美广告公司的报告和方案通常都是突出红色的背景，俗称“奥美红”，让看到的人都会有深刻的视觉印象。再比如科龙集团的一些PPT报告也强调采用统一的标识化的背景模板。如果是为客户提案写的报告或者方案，最好模板的背景色用对方企业的VI专用色，或者把对方企业的LOGO放在背景中，但是一定要虚化处理。 专业的制作者往往用简洁的画面和视觉处理就可以表达自己的想法，图表的使用和各种结构流程图的制作，可以让内容变得更具视觉化，并有助于理解内容；除非需要提交对方作为书面资料，如果仅仅作为提案或者演讲用的PPT往往都非常简洁，避免用大段大段的文字充斥整个页面。 如何设计各种图形和表格来巧妙地表达复杂的文字是做PPT文件的一大挑战，因为作者首先需要知道要表达的内容是什么，然后是如何把这些内容表达得更为生动和有趣，那么借助图形和流程结构图可以更好地传达作者的思想。例如，描述一个企业几个方面的战略价值的内容，就不用把其各个方面的文字内容从上到下的排列下来，那样会显得很枯燥和呆板。经过规划，完全可以设计出几个板块的搭配和组合，既体现了几个部分之间的关系，也将复杂的文字形象化了，而不是很僵化地把文字一排排地排列下来。而如果要表达目标设定的内容，也不必很僵化地把几条目标排列起来，可以设计一些图形效果来增加画面感，突出目标内容。如果需要分类去表现的内容，需要设计出相应的图形来把这些不同类别的内容巧妙地组合在一起，形成更为生动的视觉表现。 在表达复杂的概念时，更需要用图和文字结合的方式来更清晰的表达，图表设计主要是为了形象化的方式表达作者的思想和观点，同时结合简洁的文字可以更加清晰地说明主题。一般的调研报告也属于这种形式，页面的一部分是数据和表格，一部分是解释性的文字，经过组合，可以提供更为丰富的资讯（如图1）。 不要重复菜鸟的低级错误 制作和撰写PPT文件，虽然没有明确的规范，但是如果不注意学习和模仿，也会存在很多问题，直接影响到制作效果。其中连篇累牍的文字和不恰当地使用图片是使用者最易犯的错误。 制作PPT文件最大的忌讳就是全是文字，没有任何变化，给人压迫和沉闷的感觉，整体缺乏设计感，文字充斥了整个页面，而且字体很小，在演示的时候基本没有办法让听讲的人看到，因此，效果肯定会很差。当然，即使文字并不多的一条一条的内容，也尽量避免排列成视力表的感觉，那样会感觉很沉闷和无趣，可以适当地设计成一些特殊的形状，效果也会好很多。 图文并茂是PPT基本的要求，但是选择不当的图片也是会让PPT减分的。例如，一般PowerPoint软件中提供的图案是尽量要少用的，还是那个原则，一来初学者会用滥这些图案，二来也不美观，和要表达的内容未必匹配，如图2画面中的人物对整体的效果提升没有任何帮助。此外，也尽量要少用各种商务图片，这些图片也是被广泛使用的，用多了，给人的感觉并不出彩。 如果确定要进行PPT演示，在模板和字体的颜色上是要十分注意，不当的颜色搭配有可能让台下的聆听者完全没有办法看清楚PPT内容，或者视而不见。通常要演示的幻灯片一般忌用浅色的模板，否则会让观众觉得既没有分量也缺少凝聚力；此外，在字体和背景模板的颜色选择上一定要尽量采用对比色，而不是相近色，否则画面显示出来的就是模糊的效果，例如，背景模板采用的是大红色，字体采用白色和黄色比较适合，如果背景色为深蓝色，字体色尽量采用白色为宜。在字号的选择上，为了便于观众看清楚，尽量选择24号以上的字体。 |
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