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cye.com.cn
时间：2008-2-19 9:56:24 来源：中国经营报 作者：厉林
我来说两句 |
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５数据和图表：避免图片垃圾
“在商业PPT文件中，经常会提到市场的规模、前景等内容，这时就需要用数据说话。比如，整个市场在当年的年销售额有多少，本公司为多少，所占比例是多少，未来预计的状况，几年以后这些数据又是多少等等，众多的数据需要有一个比较。此时，制作者要选择图表，将这些数据生成饼图或者柱状图。”Butter认为，图表可以让听众非常直观地看到，具体这个蛋糕有多大，自己能获得多少回报。也许，这会比花费大量口水去讲的效果要好很多。此时，要注意一点：如果要说明公司所占份额，那就要用饼状图；如果需要说明增减程度，用柱状图更容易说明问题；如果要说明产品的发展趋势，曲线图就是最好的选择。
幻灯片最佳的状态是简洁，不必过于繁杂，否则会形成“图表垃圾”。幻灯片应该留有大量的空白空间，或实体周围的空间，混乱越少，它提供的视觉信息就越直观。郭琰建议，制作者要使用高质量的图片。照片可以通过自己拍摄，购买专业图库的图片，或使用网络上的大量优质图像资源来寻找（但要小心版权问题），千万不能图省事，把小尺寸、低分辨率的相片简单拉伸，使它适合幻灯片的布局——这样做只会进一步降低图片的分辨率。
最后一定要注意一点：要避免使用PowerPoint剪贴画或其他卡通式的艺术线条。因为软件本身包含的这些内容，观众肯定很早之前就看过无数次了，你的内容再精彩，也只能沦为二等PPT作品。
６场合与动画：避免喧宾夺主
在PPT的应用场合中，要分几种不同的情况。Butter认为，如果主要是提交给客户看，制作人不用去做更详细的说明，客户完全可以通过内容自己进行理解。这时，PPT的文字要尽量详实、规整；如果主要是通过投影机播放，现场有人演讲，则是另一种情况了。这两类PPT在制作中的要点是不同的。主要用于“看”的PPT，设计上要注意少动一点儿，一切东西都要第一时间传到阅读者的视线。但如果是听的，制作者就需要加入适当的动画效果，因为演讲时间一般都在半个小时或更长时间，听众会疲劳，你需要从视觉上刺激他们，使PPT发挥更大的作用。
而当PPT应用于商务活动时，在风格控制上首先要考虑更大气，尽量少使用动画，少使用声音；用于产品销售时，最好尽量减少文字叙述，多用图案与数字来表现。因为通常展示给人的第一印象就是图案，如果一张PPT整篇的文字，可能客户在浏览时也不会很有耐心去观看了。
还有一点需要特别注意，在演讲中要慎重使用动画。如果要使某个重点标题活动起来，加入一些动画当然不错，但应坚持使用最精致、专业的动画（类似于您在晚间电视新闻上看到的动画）。而幻灯片在过渡时，为了避免沉闷可以加点儿特效，但是要切记不要使这些特效喧宾夺主。
PPT的制作和使用虽然庞杂，但却是有规律可循的，在应用中注意上述这些规律，要做出为自己业绩加分的PPT就不再是难事了。 |
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